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OA办公系统实施建议

作者:网站管理员 来源:本站原创 日期:2014-2-27 16:07:32 点击:948 属于:行业新闻

    企业是实施OA办公系统的时候,往往有很多的因素决定系统实施是否成功,首先从领导对此次软件实施的重视程度,一个OA办公系统是要所有的员工都要充分使用的,这其中包括公司的高层领导、部门领导、普通员工。每个人都有着和公司结构业务相符合的角色,充分发挥其带来的价值会给其他带来更多的效益。

本文总结OA办公系统实施成功的几点建议:

1. 系统的建设,领导要足够的重视
  OA办公系统是一个要求所有员工都充分使用的系统,他并非一个一个专业的,仅属少数人使用的系统,包括公司领导、部门领导、普通员工都要充分的使用,才能显现本系统的优良特性和使用效果。
 OA办公系统中大量的业务都是用工作流的方式来实现的,整个流程的重要环节和核心往往是公司领导,如果公司领导没有足够重视,带头使用,则普通员工的使用积极性会大受挫折。无法保证OA办公系统的使用效果和大家使用此系统的热情。
 OA办公系统中所处理的事务大部分是人们在以前的手工方式办公时就在做着的事情,但是通过办公自动化来实现,手段更加先进,工作效率更高,可是因为少数员工因循守旧,往往放着更现代的工具不用,继续使用传统、落后、低效的手工方式,导致在系统投入使用很长时间以后,大家的普遍变工效率仍旧没有提高。这也需要公司领导对其部属监督、堵塞他们使用落后办公方式的途径。
 
2. 系统的实施,有全面的规划,各系统之间功能定界明确
  OA办公系统是一个企业、公司所使用的多个软件系统之一。他所能之处是日常办公业务的电子化。其他如财务、生产方面还有许多专门的软件,他们有着与办公自动化软件各自擅长的不同方面,是相互不可替代的。
 
 可利用OA软件系统来做整合的平台和门户。但是在功能规划方面应该扬长避短,充分的发挥办公自动化软件在工作流和文档管理方面的优势,而不要去生硬的去处理过多的如财务、生产等方面它所不擅长的功能。
 

3. OA办公系统实施的过程也是一个内部管理改革和完善的过程

  OA办公系统的使用不同于其他一般的软件系统的使用。他本身就是一个管理软件,在其需求调研和开发、使用过程中会发生许多与现有的管理模式和方法相互有冲突的地方。原因既有原管理方式不够科学和合理的地方,也有少量因为软件功能所限不能达到所要求功能的方面。

  为充分使办公自动化系统推广使用之后,企业的管理水平能上一个新的台阶,需要在开发过程中:充分的分析现有的管理模式和方法,把优化以后的模型用软件的方式来实现。在软件使用的同时,要配合的出一些新的管理和规定,同时对原管理制度和体制中不合理的地方做相应的调整,使得管理制度更加完善,而办公自动化软件充当了管理工具的主体,相关的管理制度就是其辅助的工具和手段。

4. 分步实施,循序渐进,不急于求成
  办公自动化系统的建设是一个过程,他不是一个结果性的东西。它是随着大家的管理水平、应用水平的提高、使用效果也逐渐显现的一个过程。而在系统使用到一定的阶段和水平之后,新的管理问题和业务需求又成为推动系统进一步前进的重要动力。而一个企业的管理水平的提升、应用水平的提升也是一个不间断的过程,没有绝对的止境,并且他是一个循序渐进的过程,不能要求某一天以后,大家的管理和应用水平就突然来了一个跃升。

5. 合理分工,协同实施
  根据办公自动化系统的特点在实施时需要各方合理分工,协同配合的完成项目的各项工作。其中用户方的技术部门应该做好技术方面的指导和辅助实施应用的工作,而相关业务部门应该努力地配合需求调研和充分试用。
 开发方则需要做好需求的归纳整理工作,与用户方的业务人员充分的沟通和交流、为系统的开发给出一份好的“设计图纸”。
 
6. 需求建议的民主与集中
  一个应用软件开发的基础是“需求”。很多用户对需求的产生都有误区,需求并不是用户单方面提出以后就交给开发者去做的一份要求。一份合理的需求需要用户方与开发方作充分的交流,既最大程度地解决用户方目前的问题,又充分的融进开发方的实施经验,使其最具合理性。同时,由于一套办公自动化系统所涉及到的业务部门有很多,各部门对于同一功能模块有不同的需求,但是作为公司一级的软件平台,需要对各部门的业务需求进行一个归并和整合。
 

7. 开发与实施并重

  OA办公系统的另一不同之处是他的实施所占的比重很大。因为办公系统是需要最广大的用户使用的一个系统,如果仅有开发,而没有一定的制度、手段促进监督大家使用,技术部门的充分辅导和支持大家使用,则此系统的开发效果也就无法显现出来了,更无法使应用效果显现出来。

 在此特别需要领导对于推广、实施阶段的工作予以足够的重视,并有相应的人力以及时间的投入,如完善制度,加强培训,做好技术支持工作等等。

 
8. 充分试用,把问题解决在开发阶段
  OA系统的开发主体是实施方的技术人员,他们对业务的了解程度不能与目前在岗的各行业的业务人员相比。如果他们开发出来的产品没有用户方的业务人员充分试用,很多问题仍有可能存在于系统之中。所以在系统开发出来以后需要用户方的业务人员充分的试用,这部分工作是开发方的技术人员所无法替代的。

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